Sedikit pengingat untuk pemula yang hebat: untuk mengirim pesan yang sama ke beberapa orang, Anda tidak perlu menulis email sebanyak penerima ...
Penerima email
- Solusi pertama terdiri dari memasukkan di bidang Kepada: alamat email penerima Anda, satu demi satu dipisahkan dengan koma atau titik koma.
Anda dapat menyempurnakan penanganan dengan menetapkan hierarki dalam pengiriman gabungan ini. Ini melibatkan pengiriman pesan ke koresponden utama (oleh karena itu melalui bidang Kepada :) dan mengirim salinan bersertifikat ke penerima lain. Untuk melakukannya, masukkan alamat mereka di kolom Cc : , untuk "Carbon copy".
Sebuah email memiliki aspek yang persis sama seperti yang diposting melalui perintah Kepada: atau Cc:, tetapi ini menunjukkan kepada penerima apakah kami secara tegas mengharapkan tanggapan, atau apakah kami mengirim pesan untuk mendapatkan informasi.
Karena alasan x, kami mungkin berharap agar beberapa penerima email tidak tahu bahwa itu adalah email grup. Contoh umum: email salam. Agar setiap orang memiliki kesan bahwa Anda telah mengirimi mereka email yang unik dan dipersonalisasi, meskipun Anda mengirim pesan ke 300 orang di buku alamat Anda, Anda harus memasukkan alamat di kotak masukan ketiga : Bcc , untuk "Salinan karbon tak terlihat". Secara default, opsi ini disembunyikan, tetapi Anda hanya perlu mencentang opsi All headers di menu View agar baris Bcc muncul .
- Solusi kedua , lebih cocok jika jumlah penerima dikalikan secara berlebihan, terdiri dari pemilihan mereka dari buku alamat. Pada menu Alat , klik Pilih Penerima . Di sebelah kiri wizard ini adalah daftar lengkap kontak Anda. Yang harus Anda lakukan adalah memilih orang, dan tekan salah satu dari tiga tombol Kepada , Cc , atau Bcc untuk menambahkannya ke daftar penerima email menurut salah satu metode pengiriman ini. Ulangi manipulasi sebanyak yang diperlukan.
Untuk menambahkan beberapa kontak sekaligus, pilih mereka sambil menahan tombol Ctrl , lalu tekan salah satu dari tiga tombol.
- Solusi ketiga berguna jika Anda sering mengirim email ke sekelompok orang yang sama. Dalam hal ini, sangat menarik untuk mendefinisikan grup ini sekali dan untuk semua di buku alamat, sehingga Anda hanya perlu memasukkan satu nama untuk menjangkau setiap anggota "suku". Pada menu Alat , klik Buku Alamat . Setelah berada di notebook, pilih perintah grup baru dari menu File . Setelah menamai grup Anda, tekan Select the bara dan pilih kontak dalam daftar di sebelah kiri jendela. Tekan tombol Select yang terletak di tengah dan validasi denganOK .
Mulai sekarang, untuk mengirim email ke anggota kelompok, yang harus Anda lakukan adalah memasukkan nama mereka dalam salah satu bidang input, Untuk: , Cc: atau Bcc .
Jangan sertakan pesan asli
Secara default, saat membalas email menggunakan perintah Balas , Outlook mengambil alih seluruh pesan asli. Nilai menempatkan respons dalam konteks sudah jelas, namun jika karena alasan tertentu Anda masih ingin memulai dari email kosong, Anda hanya perlu melakukan hal berikut:
- Pilih perintah Options dari menu Tools .
- Beralih ke tab Pengiriman .
- Kosongkan kotak centang Sertakan pesan asli dalam balasan .
Perhatikan, masih terkait dengan penyisipan otomatis teks asli ini, apakah mungkin untuk membuat indentasi pesan ini atau tidak. Selain itu, untuk teks biasa , simbol indentasi dapat ditentukan (di bawah tab Sends pada opsi Outlook, tekan tombol parameter HTML atau Plain text parameter ).
Tanda terima
Dimungkinkan untuk melampirkan permintaan konfirmasi baca ke email, yang akan kembali kepada Anda seperti tanda terima, dalam bentuk pesan otomatis. Namun, perhatikan bahwa ini hanya permintaan, dan penerima dapat mengabaikannya sama sekali, terutama jika Anda menyalahgunakan opsi ini. Untuk meminta konfirmasi secara sistematis:
- Pilih perintah Options dari menu Tools .
- Beralih ke tab Read Receipts
- Pilih kotak centang Minta konfirmasi .
Dimungkinkan juga untuk meminta konfirmasi baca ini hanya berdasarkan kasus per kasus. Bagi kami, ini tampaknya lebih bijaksana. Untuk melakukan ini, cukup centang opsi Minta tanda terima telah dibaca di menu Alat , sebelum mengirim email.
Prioritas pesan
Anda dapat menentukan tingkat prioritas sebuah pesan. Apakah pesan dikirim dengan prioritas tinggi atau rendah tidak berpengaruh pada kecepatan pengiriman email ke penerimanya. Satu-satunya perbedaan dari email standar adalah tanda seru merah yang ditampilkan di kotak masuk. Opsi ini hanya masuk akal jika Anda hanya menggunakannya sesekali, untuk menulis kepada orang yang Anda kenal baik, kolega, teman, keluarga, dll. Di sisi lain, jangan berharap bahwa calon pemberi kerja atau hotline akan memeriksa permintaan Anda lebih cepat dengan dalih ditandai dengan piktogram ini. Sebaliknya, email yang diprioritaskan ketika tidak ada tempat cenderung mengganggu penerimanya.
Bagaimanapun, untuk mengubah prioritas pesan, cukup centang opsi pilihan Anda di menu Pesan (perintah Set Prioritas ), atau klik tombol Prioritas .
Tulis email tanpa membuka Outlook
Seperti halnya mungkin membuat pintasan untuk mulai memuat halaman web, Anda dapat dengan mudah membuka pesan baru, bahkan saat Outlook ditutup. Email yang dibuat dengan cara ini akan disimpan di kotak keluar, dan akan dikirim selama sambungan berikutnya. Untuk membuat salah satu pintasan desktop, ikuti langkah-langkah berikut:
- Di ruang kosong di desktop Anda, terapkan menu konteks dengan klik kanan.
- Pilih perintah Baru , lalu Pintasan .
- Di wizard untuk membuat pintasan yang kemudian muncul, cukup ketik mailto: atau mailto: diikuti dengan alamat penerima tertentu .
- Validasi , beri nama pintasan Anda, dan selesai. Sekarang Anda hanya perlu mengklik dua kali pada tautan ini untuk menulis email Anda tanpa membuka Outlook.